統合型プラットフォームで反復作業を削減

eディスカバリのコストを可能な限り抑えようと悪戦苦闘している企業の法務担当者にとって、無駄な反復作業は当然ながら笑い事ではありません。冗長な作業や反復作業は、eディスカバリのレビュープロセスにおいては当たり前のように行われていることが多く、費用を不必要に増大させる要因になっています。

ところが、訴訟担当者の中でも先見性のある人々は、マルチマター・レポジトリを利用してホスティングとレビューにかかる費用を削減しています。抱える案件が複数ある場合でも文書データの処理、保管、レビューにかかる費用負担は一度だけで済み、また、サイトに格納されている同じ文書を複数案件で再利用することができます。無駄な反復作業が減ると費用が節減できますが、メリットはそれだけではありません。ベンダーからのデータの受け渡しによって発生するミスやスケジュールの遅れもなくなり、秘匿特権を付与すべき文書や機密文書を間違って開示してしまう危険性も少なくなります。

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Insightのマルチマター・レポジトリを利用すると、法務事案全体の管理が驚くほど容易になります。文書を1度サイトに格納しておけば、どんな事案でも必要な時にすぐ引き出して利用できるからです。それによってかかる時間や費用、さらにはリスクが減少し、監督機能や報告機能が強化されます。

カタリストのプロフェッショナル・サービス・コンサルタントは、貴社の訴訟担当チームや社内の法務担当者の方と緊密に協力して、お客様のプロジェクトの目的に最もふさわしい戦略やツール、ワークフローの特定と設計をお手伝いします。カタリストには検索や分析、テクノロジー支援型レビューを専門的に手掛けるスタッフがおり、格納するデータ量の削減やレビュー業務の合理化をお手伝いしています。

あらゆる面で費用を削減

証拠開示手続関連費用の抑制を模索する企業にとって、マルチマター・レポジトリは格好のツールです。このツールを利用すれば、秘匿特権文書を探し出すためのレビューの際ばかりでなく、証拠開示手続のあらゆる面で無駄な反復作業が省けます。

  • 1度だけのデータ処理 : データの処理と中央レポジトリへの読み込みは1度だけです。
  • 1度だけの格納 : 文書あたりの格納(ホスティング)費用が発生するのは1度だけで、同じ文書を多数の事案で使用しても追加費用は発生しません。
  • 1度だけの変換 :プロダクションに向けた文書のイメージファイルへの変換作業や機密部分の墨塗り作業は1度しか必要ありません。
  • 墨塗りの再利用が可能 :一度適用した墨塗りを他の事案でも再利用することができるので、レビューコストの削減と一貫した提出文書の作成が可能です。

案件の管理能力が向上

無駄な反復作業やそれにかかる費用をなくすことはもちろん大切ですが、マルチマター・レポジトリを利用すると法務事案全体の管理と業務の監督が飛躍的に向上します。

  • ミスの削減 :ベンダーによるデータの受け渡しが不要で、各事案の処理手順が一定の基準に従っているので、ミスや遅延、親子関係にあるファイルの間の矛盾したタグ付け等の発生確率が減少します。こうした類のミスが発生すると、秘匿特権の放棄や制裁措置につながりかねません。
  • 早期の訴訟案件の査定 :主要文書が早期にレポジトリ内で閲覧可能となるので、訴訟手続きの初期段階から重要な案件の状況把握が可能です。

  • 全ての案件についての管理と報告機能 :法務事案全ての管理と進行状況の把握を単一のインターフェースから行うことができます。
  • 全ての案件についてのプロダクション状況の把握 :ある文書がどの案件においていつプロダクション作成・提出されたのかについて把握ができます。
  • 本格稼働までの時間が短時間 :新事案のサイト設定が短時間でできるので、レビュー担当チームが遅滞なくレビュー作業を始めることができます。

マルチマター・レポジトリがあれば、抱えている全ての事案について采配を振るってコントロールすることができます。ワークフローやデータ・フィールド・値が標準化されるので、全事案のデータを同期できるのです。

法務部が余剰本部無駄部と呼ばれないために

マルチマター・レポジトリがあれば無駄な作業が省け、業務の能率があがることで費用や時間を節減できます。法務担当部署は、文書を1度サイトに格納するだけで、必要に応じて複数の法務事案においてその文書を引き出して使うことができます。法務事案の監督業務も強化され、全事案の状況把握と報告機能が簡便化されます。

企業の顧問弁護士にとってマルチマター・レポジトリを利用する最も直接的なメリットは、重複コストが発生しなくなることから費用の総額を削減できるということです。また、マルチマター・レポジトリの利用によって、法務の管理や状況の把握が容易になります。さらに、ベンダーによるデータの引き渡しによってミスが発生する可能性や、秘匿特権のある情報や機密情報が不注意によって開示され外部に漏れる可能性が低下します。しかも、新たな事案が発生した場合も迅速に対処し始めることができます。

こうしたメリットを踏まえると、ついに貴社も「余剰本部無駄部」を廃止すべき時を迎えたのかもしれません。

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