企業法務部門がeディスカバリの費用を効果的にコントロールするための5ステップ

Catalyst_Five_Steps_to_Better_Oversight貴社の法務データの保管場所には何が保管されているかご存知ですか?それとも、そのような専用の場所はないでしょうか?法律事務所で働いているのであれば、わざわざ別の場所でデータを共有する必要はありません。むしろ、外部弁護士の関心事は勝訴することでしょう。しかし、企業の法務部門の場合は必要となります。社内弁護士、法務の専門家、さらには経営幹部レベルまでもがeディスカバリ費用の監視と管理をより強化することが求められています。

「測定できることは管理できる」というのは、経営コンサルタントの故ピーター・ドラッカーの言葉です。では、実際のところ、企業の法務部門はどのように測定、管理しているのでしょうか?法務部門は日常業務にビジネスインテリジェンス(BI)を統合して、必要なデータをこれまで以上に効率よく取得、分析し、法務の経費を効果的にコントロールしているでしょうか?

実際には、実現するのは困難でしょう。ここでは、企業法務の専門家が必要なデータと分析結果を得て、eディスカバリ費用をより効果的に監視・管理できるようにするための5つのステップを紹介します。

1.社内独自のプロセスとシステム

原則として、外部弁護士がeディスカバリ費用と関連指標に関する必要なデータのすべてを提供しないのであれば、最初にとるべく重要なステップは、報告過程の主導権を握ることです。それには、法律事務所の報告に頼るのではなく、法務部門が独自のシステムを導入して、主要な指標を収集し、分析することが必要となります。

2.ニーズに最適なシステムと解析の選択

適切なテクノロジーに基づいたシステムの導入が必要です。次の事項を念頭におくことが重要となります。

  • 進行中・未進行案件、外部および内部の案件が含まれた、あらゆる事案と法務部門に関するデータの収集
  • 法人カストディアン、収集データ、事案、期限、レビュー指標および関連する法務事案の費用に関して、最新の知見に基づいて見直しを行う
  • 対話型のレポートによって進捗状況を可視化し日常業務を最適化、定量分析を行い、可能性のあるリソースを効率的に割り当てられるようにする
  • 先行レビュー指標を統合することで、戦略的な意思決定に必要な情報が明確化。事実に基づいた判断ができ、予算の知見を得ることができるため、外部弁護士およびその他のベンダーの付加価値経費などを量と質の両方で評価する
  • 保管場所に格納する新たなデータの検討や、ダッシュボード内部でデータを視覚化する新たな方法を、法務部門の最新ニーズに合わせて進化させる

もちろん、法務専門家にとって重要且つ、各自のデータ領域を理解しやすくするような性能指標は、他にも多数あります。

ビジネスインテリジェンスへの近道を求める法務部門にとって、ゼロからシステムを構築するより、構築済みのシステムを購入する方がはるかに有用です。企業の証拠開示手続き管理システムの一部として、BIシステムのライセンスを得ることによって、ゼロからシステムを作り上げる資本投資や、ITによるシステムの運用と保守に関連する経費や時間と無縁なまま、企業は複数の事案にまたがる報告や監視のメリットを実現できます。

3.eディスカバリのデータと文書を1つの保管場所に集約

多くの企業は複数のベンダー、法律事務所、システムを使用して証拠開示手続きを管理しています。その結果、組織の内外でデータ格納場所が生まれてしまうため、証拠開示手続きの管理が非効率になると同時に、すべての案件にまたがって有意の指標を集めることが難しくなってしまいます。

システムを作るにしろ、買うにしろ、法人向けeディスカバリシステムの重要な構成要素は集中化です。企業のeディスカバリに関する文書、データ、作業をすべて1つのレポジトリ(格納庫)に集めることで、法務部門は事案に関連するあらゆるデータにアクセスできるようになり、さらに、複数の案件にまたがって重要なデータや指標を抜き出し、必要な情報を取得することができます。

中心となるデータ保存場所と個々の事案のデータ保存場所を一元管理することになっても、法律事務所を排除する必要はありません。むしろ、外部弁護士を含め、すべての法務部門が同じシステムを利用して仕事に取り組むことが可能です。当社のプラットフォームの場合も、複数の事案を管理するシステムとして、新しい事案が発生した時点で個々の事案にデータを割り当てることができ、文書のタグ付けを保存、再利用できるため標準化され、繰り返し利用可能な証拠開示手続きの手法に応用できるのです。また、複数の文書にわたって一貫性のあるコーディングが可能なので、レポートの正確性も向上します。

4.レポート作成

事案関連データと作業の一元化によって、データの収集や分析が容易になります。次のステップでは、必要な情報やレポートのタイプを特定し、それを実現するプロセスを実施します。大部分のBIシステムは、標準的なeディスカバリ指標に合わせた様々なレポートのテンプレートを有するとともに、カスタムレポートを作成する能力を備えている必要があります。高度なシステムであれば、会計、財務報告、案件管理、人事などの情報をコアレポジトリ(メインデータ保管庫)やその他のシステムから取り込むことができます。

5.データをデータ主導型の意思決定に転換

必要なレポートができると、レポートダッシュボードを使用して、データをすぐに利用可能な情報に転換できます。ダッシュボードを利用すると、対話型のグラフや図表で情報を表示できるため、パフォーマンスの傾向を理解しやすくなります。このようなダッシュボードを利用し、さまざまな条件(地域、企業、訴訟、管理者など)に基づいて情報を選別し、特定の案件の統計や情報を明らかにすることによって、最も適切で有用な指標に的を絞ることができます。

たとえば、当社のInsight Business Intelligenceシステムの場合、ダッシュボードは幅広くレポートを表示し、1つまたは複数の個別事案のほとんどの要素に関する情報を提供できます。さらに、顧客が任意提供した追加データをシステムデータと適切に統合し、図表を作成することが可能です。

理解するには、図をご覧いただくのが一番でしょう。図1はダッシュボードの例で、組織の事案、文書、カストディアンに関する概要とともに、進行中の事案のレビュー概要と企業弁護士によって進められている事案のグラフが視覚的に示されています。ユーザーはさらに細かい指標まで掘り下げることによって、詳細な情報が得られます。

image2 image1

図2は、ダッシュボードの別の例で、財務指標が中心となっています。この場合も、ユーザーはデータを掘り下げ、特定の事案、ベンダー、法律事務所、弁護士を追跡できます。

BIを利用して効率とコスト削減を追及

企業弁護士と法務の専門家にとって、法務部門の効率性を高めコスト削減を推進する重要な要素として、有用な指標やその他のビジネスインテリジェンスを利用する必要性が大きくなっています。 実現するのはそれほど難しいことではありません。適切なシステムを用いてプロセスを構築すれば、法務部門はデータ主導の知見を基に、日常業務を改善し組織を進化させることができます。

 

執筆者について:

ラリー・バレラはカタリストのセールスエンジニアリング担当バイスプレジデントです。カタリストは世界最速で最もパワフルなeディスカバリプラットフォームの設計、開発、データホスティング、およびサポートを行っています。証拠開示手続きにおけるアジア言語の先駆けとして、テクノロジーとサービスを一元的に提供しており、280を超える言語で検索とレビューを行うことができます。

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